クラウド型のグループウェア「J-MOTTO」とは

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J-MOTTO(ジェイ-モットー)は組織のコミュニケーションを円滑に行うためのグループウェアである。

業務の効率化は企業の利益率を上げるための重要な業務であるため、頭を悩ませている企業もあるだろう。

例えば決済の承認をもらうために、主任から課長、課長から部長に書類を巡回させたり、業務連絡を内線や社内に一斉メールで行ったりと、従来の業務フローは効率的ではなかった。

J-MOTTOは情報の共有を円滑にすることで業務の効率化を図ることができるシステムである。それではJ-MOTTOについて説明しよう。

J-MOTTOとは

J-MOTTO_画像1

J-MOTTOはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するクラウド型のグループウェアである。

J-MOTTOを利用することで、グループ間でスケジュールの管理をすることができたり、設備予約状況の把握やプロジェクトの進捗管理を行うことができるなど、社内の情報を共有し一元管理することで業務やコミュニケーションの効率化を図ることができる。

 

料金は20ユーザーで月額3,000円であり、1ユーザーに換算すると最低月額150円から利用することができるため、中小企業も導入しやすいシステムである。

 

J-MOTTOの機能

J-MOTTOはグループウェア(基本機能)にオプションを追加することで機能を自社のニーズに合わせてカスタマイズすることができる。

グループウェアの機能は下記のとおりである。

グループウェア

スケジュール グループや個人のスケジュールを管理することができる
ウェブメール 直感的操作をすることができるウェブメーラーを利用することができる
タイムカード ボタン入力のみで、勤怠管理をすることができる
伝言・所在 行き先や不在時の伝言を確認・登録をすることができる
ToDo タスクなどの管理をすることができる
設備予約 共有設備を一元管理し、予約状況を把握することができる
ワークフロー 各種届出や申請書類の作成申請をすることができる
回覧・レポート 社内回覧や報告書の提出などをすることができる
議事録 議題の事前共有から議事録の作成、文書管理内で保存することができる
インフォメーション 掲示板に社内への通達事項やお知らせを掲載することができる
アドレス帳 取引先や顧客の連絡先を共有し、一元管理することができる
電子会議室 メンバー間とテーマごとに意見交換をすることができる
文書管理 社内の共有文書を一元管理することができる
プロジェクト管理 プロジェクトの進捗を管理・共有することができる
仮払精算 交通費、物品購入費など業務で発生する費用を記録することができる
備品管理 共通で使う文房具などの社内備品を一元管理することができる
アンケート 社内に向けてアンケートを行うことができる
キャビネット 個人で管理したい文書や画像データを保管することができる
ネオツイ 社内やユーザー同士で短いメッセージを発信することができる
ポータル 社内の様々な情報を一箇所に集約することができる

この他にも災害時などの従業員の安否確認や来訪者の情報を受付担当者に通知することもできる機能がある。

グループウェアはPCからのアクセスはもちろんのこと、タブレット端末やスマートフォンからもアクセスすることができるため、外出先や自宅からでも閲覧することができる。またインターフェースはユーザーごとに日本語から英語に変更することもできる。

次にオプション機能について説明しよう。

オプション

グループウェアに追加することができる主なオプションは下記のとおりである。

  • 営業支援システム
  • ワークフロー
  • Web給与明細
  • タイムレコーダー
  • 請求の助
  • DMの助

営業支援システム

営業支援システムでは訪問スケジュールや営業日報などを。営業部門で情報共有することができる。

日報登録 行動予定と商談記録をカレンダーに集約することができる
日報集計 担当者の商談状況や履歴の一覧表示をすることができる
交通費精算 日報画面で交通費登録をすることができる
顧客情報 顧客データを一元管理することができる
日報検索 登録した日報を期間や目的などの項目ごとに抽出することができる
掲示板機能 メンバー全員に共通でお知らせをすることができる

日報を登録することで、営業マンの行動履歴管理や顧客管理、受注管理を行い、情報を共有することができる。また、ほとんどの情報入力はマウス操作で完結するため報告業務を簡素化することができる。

ワークフロー

オプションのワークフローはグループウェアのワークフローを使いやすくしたものである。グループウェアのワークフローと異なる機能は下記のとおりである。

申請書テンプレート 一般的な申請書のテンプレートが用意されている
承認機能 申請書の種類ごとに承認フローの設定をすることができる
検索機能 過去の申請書を検索し、抽出することができる

申請機能は自分で申請書を発行することができたり、ワークフロー機能に用意されている約40種類ある申請書のテンプレートを利用することができる。また、承認機能では経費30,000円以上の場合は課長承認が必要などといった条件を設定することができる。

Web給与明細

Web給与明細では給与明細・賞与明細・源泉徴収票をWeb上で配布、閲覧することができる。給与データはグループウェアから直接アクセスすることができるため、明細発行の際の印刷や封入、郵送などの手間を省くことができる。

給与・源泉徴収票
発行
給与・賞与・源泉徴収の明細を発行することができる
PC・携帯から閲覧 会社や自宅からでも自分の明細を確認することができる
フォーマット 役職や雇用形態によって明細のフォーマットを変更することができる
メール通知機能 明細公開時に社員へメール通知することができる

タイムレコーダー

タイムレコーダーでは複数勤務体系の設定、休暇や残業の管理・申請機能などを搭載した勤怠管理機能である。

グループウェアのタイムカード機能では対応が難しい複数勤務体系の設定や休暇・残業の管理や申請を行うことができる。

勤務実績検索 勤務実績を検索し、確認や修正を行うことができる
シフト登録 シフト表を作成することができる
労働条件詳細登録

勤務先またはスタッフごとに詳細な労働条件を設定することができる

有給休暇設定 各社員の有給日数を登録し、管理することができる
代休設定 各社人の代休の日数管理・調整を手動で行うことができる
申請検索/一覧 休暇・残業の申請を行うことができる

グループウェア上で打刻することができる以外にも、手持ちのICカードや定期券などをタイムレコーダー側に登録すると専用のカードリーダーにかざすことで打刻カードとして利用することができる。

請求の助

請求の助では見積書、納品書、請求書の作成から郵送までを代行してくれる。Webフォームに必要な情報を入力するだけで、印刷から発送を行うことができる。請求書の作成のみであれば、何件でも無料で作成することができる。

DMの助

新規開拓リスト作成からDM作成・発送までを代行してくれる。リスト業者から新規開拓リストを購入し、そのリストとDM原稿とともにDM業者へ発注するという一連の流れを管理することができる。

 

J-MOTTOの料金

J-MOTTOの料金は下記のとおりである。

グループウェアの料金

プラン名 ユーザー登録数 月額 年額
スタンダード 20ユーザーまで 3,000円 30,000円
ライト 10ユーザーまで 20,000円

(初期費用なし)

スタンダードプランではユーザー数上限が20名までとなっており、月額と年額を選択することができる。年額の方が累計で支払う金額は安くなっている。スタンダードプランは10名以下の企業向けのプランであり、年額しか選択することができない。また、ユーザー数を追加して利用したい場合は、10ユーザー単位ごとに月額1,200円となる。申し込みから最大3ヶ月間は無料で利用することができる。

 

オプションサービス

次にオプションサービスの月額料金は下記のとおりである。

オプション名 ユーザー数 月額
営業支援システム 1ユーザーあたり 1,800円/月
ワークフロー 10ユーザーあたり 2,000円/月
Web給与明細 20ユーザーあたり 2,000円/月
タイムレコーダー 20ユーザーあたり 6,000円/月

各オプションプランは申し込みから最大2ヶ月間は無料で利用することができる。

 

請求の助

請求の助の料金は請求書の郵送とFAX送信の2つで料金が異なる。

請求書郵送 FAX送信
165円/件 30円/件

 

DMの助

DMの助ではリストの抽出料金とDMの発送料金がある。

リスト抽出 DM発送
15円/件 90円/通

J-MOTTOの優待サービス

J-MOTTOを利用することで各種協賛企業のサービスを特別価格で受けることができる。特別価格になるサービスは下記のとおりである。

たのめーる オフィス用品をカタログから割引価格で購入することができる
iSTAFF・iProduce PCやネットワークなどのシステム運用を割引料金で受けることができる
ベストリザーブ ベストリザーブが提供する宿泊施設に割引価格で宿泊することができる
複利厚生倶楽部 全国の複利厚生施設生サポートメニューを割引価格で利用することができる
オリックス
レンタカー
オリックスレンタカーを割引価格で利用することができる
SEINO 宅配便サービスを、一般運賃の約25%割引で利用することができる
TKP 全国の貸会議室・イベントスペースなどを割引価格で利用することができる

導入事例

J-MOTTOを導入している企業の一部を商会しよう。

株式会社NHKビジネスクリエイト

株式会社ビーエス・ジェイ

クリエイト西武

株式会社WOWOWコミュニケーションズ

 

まとめ

数あるグループウェアの中でもJ-MOTTOはオプション機能も含め、機能が多い印象を受けた。また、多機能なグループウェアはコスト高になりがちだが、J-MOTTOの運用コストは安く設定されている。そのため、中小企業も導入しやすいシステムであると言えるだろう。

しかし、J-MOTTOを導入した企業の中には機能が多すぎて使わない機能もあるとの声があったり、UIが古いという意見もあるため、導入前にはぜひ無料お試し期間を利用してほしい。

 

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この記事を書いた人

情シスくん
情シスくん
システム製品の紹介記事を担当しています。
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