名刺管理を最適化するための全て

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あなたは毎日増え続ける名刺をどのように管理しているだろうか。

ビジネスパーソンは平均して1,383枚の名刺を保有しているが、それらを適切に管理している人は少ない。しかし、今のまま名刺管理を行わなければ時代についていくことが出来なくなると情シスは考える。

なぜなら、現代では名刺に書かれている情報を活かす手段が増えているため、名刺管理の重要度が増しているのだ。名刺管理を最適化する方法を説明しよう。

あなたも下記のような経験はないだろうか。

  • 名刺を見ても相手の顔を思い出せない
  • 名刺をもらっても、メールを送らない
  • 名刺情報を見込み客として管理していない

このような経験のある営業マンは少なくない。正しい名刺管理を行っていればこれらの問題は発生しなかっただろう。なぜ名刺管理を疎かにしていたのだろうか。

原因は時代の変化にある。

今までは地域や知人との繋がりが強かったので、特定の顧客と親密な関係を築くことができた。すべての顧客情報は営業マンの頭の中にあり、限られた顧客とやりとりをするだけでも企業は安定して経営することができた。

しかし、誰でもインターネットを使って物事を調べたり、商品を購入できる時代になったことで世の中は大きく変わった。顧客はより良い商品を低価格で求めるようになった。そして、ITの技術を駆使して顧客に対して適切にアプローチを行う企業が、優位に仕事を行える時代に変わったのだ。

あなたは下記のような悩みを持っていないだろうか。

  • 新規顧客の獲得コストが高くなった
  • 顧客1人あたりの利益率が低下した
  • ライバル企業がメルマガやWeb戦略を行ったり低価格戦略を行うため顧客が流出した

もし、このような悩みを持っているのであれば、今まで通りの名刺管理を続けていても解決することはないだろう。

従来式の名刺管理にはいくつか問題点がある。

 

「従来式」名刺管理

下記のような従来式の名刺管理を行っていないだろうか。

  • 名刺を獲得しても感謝のメールを送らない
  • 誰のものかわからない名刺で溢れている
  • 企業として名刺情報を蓄積していない
  • 名刺情報から売上を作るという発想を持っていない

これらは、顧客1人1人を大切にするマーケティング戦略ではない。企業は今まで以上に人との関係性を大切にするべきである。1人1人との関係性を長期的に価値あるものにしていくために、情シスは下記のように名刺管理を行うべきだと考えている。

 

「情シス式」名刺管理

  • 名刺を獲得したら必ずアプローチを行う
  • 名刺情報と対面時の履歴を残しているため担当者の名前を忘れない
  • 企業として名刺情報を蓄積している
  • 名刺情報を見込み客とし売上を作るために活用している

既に情シス式の名刺管理を行っている企業であればこの記事を読む必要はないだろう。

あなたは基本的な名刺管理を習得していると考えられる。

しかし、従来式の名刺管理を行っているのであれば、情シスがまとめた「名刺管理を最適化するための全て」を読み進めて頂ければ名刺管理の悩みは解決されるだろう。

それでは順を追って説明しよう。

 

名刺管理とは

名刺管理とは

名刺を管理することである

これはほとんどの人の認識であり正しい定義である。

従来の名刺管理は、名刺を整理して簡単に取り出せるようにすることが目的であった。

しかし、それでは使われない名刺を綺麗に整理するだけで終わってしまうことが多いのである。

現在では多くの企業が営業支援システムや顧客管理システムを導入しており、その中で名刺情報を管理しているケースが増えている。検索窓に名前を入力すればすぐに抽出できるため、名刺を綺麗に並べて整理する必要はなくなったのである。

営業マンが名刺管理行うのであれば、売上を作るための作業として定義する必要がある。

そこで情シスでは名刺管理の定義を

名刺管理とは

名刺情報をデータ化して売上を作るために蓄積すること

としている。このように表現することで「なぜ名刺管理を行うのか?」という問いに対して「売上を作るため」と返答できる。この違いは大きい。

そして、名刺は下記の4種類に分類される。

顧客 見込み客 取引先 見込取引先
自社のサービスを利用したことがある 自社のサービスを利用する可能性がある 取引している 取引する可能性がある
売上を作る 経費を支払う

上記に当てはまらない名刺は基本的に不要である。また、この中で特に多くの割合を占める名刺は見込み客である。近年、見込み客に対してアプローチする企業が増えており、見込み客のニーズに合わせたメールマーケティングなどを行い、見込み客のニーズを育てるという概念(リードナーチャリング)が普及している。

見込み客は下記の4種類に分類される。

いますぐ客 おなやみ客 そのうち客 まだまだ客
必要性と興味が高い 必要性を感じているが、
決めかねている
必要性は高くないが、
サービスに興味を持っている

必要性と興味が低い

1% 6% 13% 80%

 

今までは1%のいますぐ客に対してしかセールスできなかったが、リードナーチャリングを行うことで約100倍の見込み客にアプローチできるようになった。名刺管理において重要な考え方の1つとして、見込み客の母数を増やせば顧客も増えるという事実がある。社員から1件でも多くの名刺情報を集めて管理するべきである。

 

名刺情報はセールスの入口である

名刺管理を最適化するための全て

名刺管理は見込み客を育てるための入口の1つである。見込み客の入口は主に2つある。

・対面                 :名刺交換、アンケート

・非対面             :会員登録、Webフォーム、お問い合わせ

これらの情報を分類して顧客管理システムで管理活用するべきである。

 

名刺情報でできる事

名刺情報は宝の山であり、下記のような活用方法がある。

会社名 Googleで検索
名前 SNSで検索及び友達申請
メール メールのやりとり 長期休暇等の連絡 メルマガ ステップメール
電話 定期的に電話することで関係性を維持 必要に応じて電話 ACD分配を利用した業務効率化
住所 手紙やDMの郵送 位置情報の把握

せっかく顔を合わせて名刺を交換したのだから、これらを活用しない手はないだろう。

ただし、いきなりメルマガが送られてくるとびっくりする方も多いので、最初のメールは感謝の内容と定期的にメルマガを配信している旨を伝える必要がある。また、ニーズのない人が手軽に配信を拒否できるように、配信メールの署名欄に「当社はメルマガを配信しております。不要な方は大変お手数ですが、メールにて不要の旨をお伝えください。」などといった文章をあらかじめ入れておく必要があるだろう。

また、社員間の情報の引継を行う時にも名刺管理は有効である。営業マンに顧客を任せきりの企業であれば、名刺管理を行うことで社員が退職した際に顧客ごと持っていかれてしまうリスクを軽減することができる。

 

正しい名刺管理とは

企業として名刺管理を行うのであれば、正しい名刺管理を行ってもらいたい。

正しい名刺管理 間違った名刺管理
顧客管理システムを使う 顧客管理システムを使わない
売上を作るために行う 管理するために行う
社員全員で行う 営業マン次第
名刺情報すべてと履歴情報を入力 基本的な情報のみ
データ入力時にアプローチする データ入力時にアプローチしない

そして、これらを実現するためには明確なルールを設定する必要がある。なぜなら、社長が名刺管理を行いたいと社員に周知しても明確なルールがなければ、なかなか入力してくれないことが多くなるのだ。しかし、工夫次第で社員全員が名刺情報を入力するようになる。ポイントは業務に自然な流れで落とし込むことである。

  • 名刺をもらったら必ずお礼のメールを送ること
  • アポイントの内容を顧客情報に紐づけて入力すること
  • 名刺フォルダは持たず、もらったら名刺情報を入力して破棄すること

などを設定すると良いだろう。

例えば「名刺を交換する」という作業に着眼すると、知らないビジネスパーソンに会ったときの挨拶という形で習慣化されていることがわかる。名刺情報の入力も習慣にすることができれば、社員の人数に比例して大量の顧客データを作ることができるだろう。

 

たかが名刺管理、されど名刺管理

名刺管理に着目していない企業は多い。おそらく名刺管理の価値を理解していないのだろう。顔と顔を合わせて交換される名刺情報は、Web上に落ちている情報よりはるかに価値が高い。

企業として名刺管理に取り組めば、人数にもよるが年間数百枚数千枚の見込み客情報を獲得することが可能である。それらに対して適切にメールを配信できるのだから、その価値は計り知れない。今まで名刺管理を行っていなかったのであれば、宝の山を見過ごしていたのと同義である。

 

名刺管理はどのようなシステムで行うのが良いのか

名刺管理は、名刺情報をデータ化して売上を作るために蓄積することなので、何かしらの顧客管理システムに入力する必要がある。名刺のデータは営業マンが主に活用するため、顧客管理及び営業支援を行えるシステムが良いだろう。具体的には下記の機能を備えているシステムである。

  • メール配信、ステップメール、メルマガ
  • 電話受電、発信
  • 顧客の履歴情報の蓄積
  • マーケティングシステム

これらの機能を実装した営業マンにとって身近に扱えるシステムが良いだろう。

 

名刺管理アプリとは

名刺管理アプリとはスマホ上で名刺情報を蓄積するためのアプリケーションである。興味のある方は名刺管理アプリの人気のある4社を比較検証したので参考にすると良いだろう。

 

まとめ

稲盛和夫氏の経営哲学であり、京セラの掲げる「売上最大経費最小」は誰もが知っている経営の基本である。

今回説明した名刺管理も営業マン1人あたりの生産性を最大限まで引き出すために必要不可欠な要素である。名刺管理はあくまでもセールスの入口に過ぎない。しかし、その価値を知り日々の活動に活かすことができれば、今まで以上に顧客やファンを獲得できるだろう。

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