様々なツールを導入することで起こる問題点と解決方法

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多様なツールが普及していることで、社内では利用しているツールは増えている。今まで面倒だった作業や人力では行うことができなかった業務も簡単に行うことができるようになった。

しかし、様々なツールを多く導入した結果、逆に問題が生まれている企業は多い。

そこで今回は企業が多くのツールを導入していることで生まれる問題点とその解決方法についてまとめた。

多くのツールを運用する際の問題点と解決方法

今回、「ツール」とは大まかに下記のようなものを指す。

チャット ファイル共有
チャットワーク
Slack
GoogleDrive
DropBox
日報 スケジュール管理
メール
紙ベース
Googleカレンダー
Yahoo!カレンダー
商談管理 顧客管理
エクセル
営業マンの手帳
エクセル
メール 出退勤管理
Googleメール
Out look
タイムカード
エクセル

ほんの一例であるが、この中にもあなたの企業にも利用しているツールがあるはずである。また、これ以外にも自社で導入しているツールもあるだろう。

 

もちろんこれらのツールはとても便利なものである。業務は効率化されツールの活用により社内が円滑に動いていることだろう。

しかし、便利なツールも導入しすぎると下記のような思わぬ問題点を生む。

  • 情報の共有が困難
  • 顧客情報の把握が困難
  • 管理者が営業部門全体の状況を把握しづらい
  • コストがかかりすぎる
  • 情報を探しだすのに時間がかかる
  • 業務の非効率化

これらの問題点はどの企業にも当てはまる。それでは問題点の具体的な内容とその解決方法について説明しよう。

 

情報の共有が困難

社内で導入しているツールが多ければ多いほど、情報は属人化してしまい、社内での共有が困難になる傾向にある。情報が属人化してしまうことで、顧客に関することのほとんどが営業マン任せになってしまい、顧客へのアプローチ結果は個人の能力に左右されてしまう。

 

また、利用するツールが異なることで営業マン、経理、管理者などで情報の共有が行われず、部署ごとや個人で情報が属人化してしまうのである。

 

一方では、顧客の担当者が変わる際に情報を蓄積しているツールが煩雑になってしまっていることで、スムーズに次の営業担当へ情報を引き継ぐことができないのも問題となる。

 

解決策

属人化を防ぐためには、クラウドサービスで提供されているツールを活用し情報を常に共有することができる環境にすべきである。

多くのツールを利用して情報を属人化させてしまうよりも、情報を共有することができるクラウド型のツールに絞って管理するのが望ましい。

 

 

顧客情報の把握が困難

顧客情報と一言でまとめても、その項目は様々である。名刺などの基本情報はもちろん、メールのやりとり、過去の商談内容、月々の請求など1件の顧客に対する情報は膨大である。

メールはメーラーを、商談内容は営業マンの手帳に、請求書はPDFにしローカル保存となると、1件の顧客に対しての情報がバラバラに管理されることになる。

 

解決策

顧客情報を把握するためには、1つのツールにあらゆる情報を格納するのが望ましい。

ここで利用したいツールは顧客管理(CRM)システムである。顧客管理システムは様々な機能を搭載しているのもが多いが、基本的には顧客情報を管理するのに長けたツールである。

あらゆる顧客情報をシステム内に保存していくことで、顧客情報の把握が容易になるのである。

 

 

管理者が営業部門全体の状況を把握しづらい

営業マンが顧客情報を把握することが困難になるのと同時に、管理者は部署内の状況が把握しづらくなるという懸念がある。

それぞれ異なったツールで管理している情報は精査するのが難しい。

例えば、売上見込み、営業マンのスケジュール管理、目標に対する進捗管理などは部署を任される責任者にとって常に把握しなければならない項目である。

メールで送られてくる営業マンの日報をもとに、売上見込みをエクセルに入力し計算し、ファイル共有ソフトに保存するといった流れを考えてみても、部署内の状況を管理するのは困難であることが伺える。

また、分析やレポートを行うのにも時間を要してしまうのも問題の1つだろう。ツールが煩雑になっていることで、必要な情報が見えにくくなる。また分析ツールを利用しているのであれば、分析ツールに沿った項目を抜き出し入力し直さなければならないという手間も発生する。

 

解決策

まず、営業マンから上がってくる情報の管理に関してはクラウドサービスを利用すべきである。

クラウドサービスは場所や時間を問わずリアルタイムで情報を共有することができる。つまり営業マンが入力した売上見込みやスケジュールなどを管理者はすぐさま確認することができるようになるのである。

また、営業部門の情報を管理するのであれば営業支援(SFA)システムを導入すべきだと言える。

理由は、営業マンと管理者は同じツールを利用し同じ情報を共有すべきだからである。営業マンと管理者で異なるツールを利用していては、情報に歪みが出てしまうのは明らかである。

そのため、営業マン管理から顧客情報管理、売上などの分析までワンストップ行うことができる営業支援システムを1つ導入することで、管理者は部署全体の状況把握が容易になる。

 

コストがかかりすぎる

多くのツールを利用することで単純にコストがかかりすぎてしまうことがある。

何かしらのサービスを利用することでコストは必ずかかるだろう。初期導入費、月額料金など、ツールの数が多けれれば多いほどコストはかかってしまうのである。

 

 

解決策

無駄なコストをかけないためには2つの方法がある。

 

①必要なツールだけに絞る

自社の課題は何だろうか?改めて考えてみてほしい。社内で利用しているツールを見直せば1カ月以上利用していないものもあるはずである。その利用していないツールに過去の情報を蓄積してしまっているため、利用せざるをえないことになっているはずである。

つまり、日々進化するツールを選定し、自社に最適なツールだけを導入するのである。

今や様々な用途のツールが世の中に溢れている。自社の課題を解決するツールが必ず見つかるだろう。

 

②多機能なシステムを利用(開発)する

多機能なシステムを導入し、そのシステムだけで完結してしまうのである。

例えば、社内チャット、カレンダー、出退勤ツールを利用しているのであれば、グループウェアシステムを活用することが望ましい。

このように、各ツールにコストをかけるのではなく、あらかじめパッケージ化されたシステムの方がコストを抑えて利用することができる。

 

もしくは、自社の運用方法に合わせてシステムを開発(依頼)するというのも一つの手である。パッケージ製品では解決することができない自社の課題も解消される。初期コストは大幅にかかってしまうが、長く利用していくのであれば累計のコストは削減することができる。

 

情報を探しだすのに時間がかかる

ツールが煩雑になることで必要な情報をすぐさま引き出すことが困難になる。

営業マンであれば前回の顧客情報がどのようなものだったか、経理であれば数年前の請求書の概要など、急な問い合わせがあった際にすぐさま対応することができる環境になっていないのは問題である。

情報の管理や、やり取りをしているツールが多いほど情報を探しだすのにも苦労するのである。

 

解決策

まずは煩雑になった情報をできる限り少数のツールにまとめよう。特に情報が整理しやすく簡単に呼び出すことができるツールが良いだろう。

他のツールは利用を止めてしまうのが良い。

 

 

業務の非効率化

業務を効率化させるために導入したはずのツールが煩雑になってしまうことで逆に非効率化してしまう恐れがある。

ツールを起動する時間や情報を探す時間など毎回かかる時間は意外と多い。また、部署間や顧客ごとでツールを使い分けているのであれば、それだけで手間である。

 

解決策

現状利用しているツールを整理するところから始めよう。できるだけツールをまとめることを優先してほしい。

例えば、社内チャットとファイル共有ツールを個別に利用してるのであれば、チャットワークのようにチャットとファイル共有の両方が搭載されたツールを活用したり、Google Chromeの拡張機能でまとめてしまうのも良いだろう。

 

 

「情シス」がおすすめするツール

上記で述べたような問題を解決する1番の近道は、あらかじめ多くのツールを搭載しているシステムを導入することである。

その中で「情シス」がおすすめするツールは「Synchro」である。

sinnkuro_cti

Synchroはあらゆる社内ツールを搭載しており、統一されたデータベースであらゆる情報を管理することができる。また、ビジネスツールも合わせて搭載されているので、顧客へのアプローチから情報管理まで全てSynchro上で行うことができるのである。

現状、社内で導入しているツールが煩雑化しているのであれば導入してみてはどうだろうか。

 

 

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この記事を書いた人

情シスくん
情シスくん
本サイト「情シス」編集長、マーケティング担当。
マーケティングの視点から、様々なクラウドサービスについて執筆しています。
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