見積書・請求書を管理できるCRMシステム3選

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見積書や請求書の作成には苦労している営業マン、経理担当者は多いだろう。

これらの書類は入力ミスが許されず、確認作業も含め作成業務に多くの時間を要しているだろう。

また、顧客数を多く抱える企業は毎月の請求書を整理しきれず煩雑になってしまいがちである。このような管理方法だと、担当者の引き継ぎや過去の書類を探し出すのにも一苦労である。

そこで今回は見積書・請求書の作成から管理を行うことができるCRMシステムについて紹介する。

CRMシステムで見積書・請求書を作成、管理するメリット

まず、見積書・請求書の管理をCRMシステムで行うメリットについて説明しよう。メリットは大きく2ある。

 

①顧客管理とワンストップで行うことができる

様々なシステムを活用して自社環境を効率化している企業は多い。とは言え、多様なツールを自社に導入することで、情報が煩雑化し、むしろ業務効率が悪くなる例も少なくはない。

そのため、自社に導入するシステムの数を抑えつつ、できるだけ多くの機能を利用することが望ましい。

特に請求書や見積書は顧客情報の1つとして管理するのが適切であると考えている。そのため顧客管理と見積書・請求書管理は個別のシステムを導入するのではなく、ワンストップで行うことができるシステムを利用すべきなのである。

 

②顧客管理情報に紐付けて管理することができる

見積書・請求書などは顧客情報の一部と考えるべきであると先ほど述べた。

あなたの企業では、見積書などの管理をしっかりと行えているだろうか。

例えば、顧客から急な問い合わせがあった際、エクセルやPDFなど煩雑に請求書が保存されていれば、すぐさま対応することができない。

対して顧客情報に紐付けて書類を管理していれば、このようなアクシデントは起こらない。

このような書類の管理方法として最適なのは顧客情報と紐付けることであると考えている。

 

上記の理由で見積書・請求書の管理をCRMシステムで行うべきだと言える。

それでは具体的にどのCRMシステムで管理すれば良いのだろうか。

 

見積書・請求書を管理することができるCRMシステム3選

今回紹介するCRMシステムは下記の通りである。

  • Zoho CRM
  • Customa!
  • 顧客創造日報

それでは順に説明しよう。

 

Zoho CRM

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Zoho CRMは見積書・請求書・受注書を作成することができる。システムの主な活用方法としては見込み客管理や売上予測などの営業支援である。

それでは見積書・請求書管理について説明しよう。

 

見積書・請求書・受注書の作成

各書類の作成方法はシンプルな仕様となってる。また、書類に記載した商材の在庫数と原価を同じ画面上で確認することができるため効率的である。商材をあらかじめ設定しておくことで、毎回書類に打ち込む必要がなくなり、商材を選択するだけとなる。選択した商材には自動で税金、価格(商材の価格に変動がある場合は価格表から選択することができる)、割引、商品の詳細が入力される。税金や割引などの変動がある場合には、書類作成時に編集を行うことができる。

 

見積書・請求書・受注書の管理

さらに、作成した各書類は、タスクや予定、メールに紐付けて管理することができるため、整理しやすくなっている。

 

また、見積書は請求書や受注書へ変換することができる。これにより、見積書を作成するだけで、都度、請求書や受注書を作成する必要がなくなる。もちろん個別に各書類を作成することができるため、内容に変更がある場合も対応可能である。

 

Zoho CRMの詳細はこちら

 

Customa!

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Customa!は見積書・請求書を作成することができるシステムである。

 

見積書・請求書作成

Customa! の見積書・請求書作成は決められたテンプレートに対して情報を選択、入力していく仕様である。

入力項目は顧客情報や商材内容を選択するだけで、自動反映される。

例えば顧客企業名を選択することで、所在地が反映されたり、商材を選択することで、定価や小計も反映される。

システム上に蓄積した情報をもとに書類の作成ができるため、効率良く見積書・請求書の作成が可能である。

 

見積書・請求書の管理

作成した見積書・請求書はPDF化して保存しておくことができる。そのままメールに添付して顧客に送信したり、システム上に保存することも可能である。

また、作成した書類をコピーし新規作成することもできるため、毎月の書類作成を効率的に行うことができる。

 

Customa!の詳細はこちら

 

顧客創造日報

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顧客創造日報は請求書の作成から管理までを行ことができるシステムである。主なシステムの活用方法は営業支援となる。特に顧客創造日報は新規顧客開拓をする案件営業スタイル向けの機能を搭載している。

 

見積書の作成

見積書の作成は、システムに蓄積している情報から該当する顧客と商品を選択していくだけである。後はあらかじめ決められている項目に、納期や支払い条件などを打ち込むことで見積書が作成される。

 

見積書の発行

見積書の発行の際は、作成者、承認者の印影付きとなる。そのため、見積書を作成してそのままメール送付することができる。

 

見積書の管理

作成した見積書はシステム内で一元管理される。見積書を探し出す際は、顧客名や提出時期で検索することができるため、書類を探し出す時間を大幅に削減することができる。

 

管理者は作成された見積書をシステム上で承認することができる。顧客創造日報はクラウドサービスであるため、外出先でも請求書の承認を行うことができ、効率的である。

 

見積書分析

作成した見積書から受注見込みを自動で割り出すことができる。算出内容は顧客別、担当者別、見積金額・件数などである。

 

顧客創造日報の詳細はこちら

 

まとめ

CRMシステムを選ぶ際には様々な項目がある。1つの項目としてバックヤード業務も合わせて管理することができるシステムであることも重要である。

その例が見積書・請求書の管理である。そのため、顧客管理や営業支援だけではなく効率的に書類管理を行うことができるシステムも選択肢に入れてみてはどうだろうか。

 

また、CRMシステム導入ほどの予算が割けないのであれば、請求書などの管理に特化したシステムもあるため「おすすめのクラウド型請求書管理サービス6選」の記事も参考にしてほしい。

さらに、無料で配布されている請求書のテンプレートをまとめた記事「【デザイン別】無料の請求書テンプレートまとめ」もあるため、こちらも一読してほしい。

 

 

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この記事を書いた人

情シスくん
情シスくん
本サイト「情シス」編集長、マーケティング担当。
マーケティングの視点から、様々なクラウドサービスについて執筆しています。
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