ファイル共有サービスのメリット・デメリット

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
クラウドサービスが普及したことで、様々な業務効率が向上した。その中の1つにファイルの共有がある。
従来、資料や請求書などのファイルはメールでやりとりされており、その作業は決して効率的とは言えなかっただろう。
そこで今回はファイル共有サービスのメリットについてまとめた。
 

クラウドサービスを利用することでファイル共有がとても効率的になった。これまでのファイル共有は社内のサーバーにアクセスし、社内や取引先などにメールに添付し送信するといった流れが一般的であった。
しかし、クラウドサービスでファイル共有を行うことで、今まで非効率であった業務を効率化できるのである。
 
クラウドサービスでのファイル共有のメリットは下記の通りである。
  • 業務効率の向上
  • 場所を選ばずファイルの閲覧、編集、共有が可能
  • デバイスを選ばない
  • ファイルが整理させている
  • バックアップの必要がない
  • サーバーの管理がいらない
 
それでは順に説明しよう。
 

業務の効率化

クラウド上でファイル共有を行うことで得られる、最大のメリットは業務が効率化されることである。
例えば、メールでは送信できなかった大容量のファイルもサーバーにアップすることで共有が可能になる。
つまり、今までメール送信用にファイルを圧縮するといった作業を行わなくても、よくなるのである。また、商品資料やホームページの画像など高い画質を求めるファイルは大容量になりがちである。
 
とは言えファイルを圧縮することで画質が落ちてしまうことは避けたい。
クラウド上でのファイル共有はそう言った悩みも解決することができる。資料や画像の質を落とさず、相手にファイルを渡すことができるのもクラウド上でファイル共有を行うメリットである。
 
さらに、共同作業をスムーズに進めることができるといったメリットがある。
 
今まで資料の制作を複数人で行う場合、ファイルを作業メンバーに送り同時に作業を進めてきた。この方法では、誰がどこを制作し、どのような進捗状況なのか見えにくい。
また、複数のPCに資料をダウンロードするため、漏えいのリスクやファイルがクラッシュするといったリスクも考えられる。
対してクラウド上でファイル共有を行うことで、リアルタイムで編集された資料を確認することができ、複数人での共同制作がスムーズになるのである。
 

場所を選ばずファイルの閲覧、編集、共有が可能

クラウド上でファイル共有することで場所を選ばずファイルを閲覧したり、編集することが可能になる。
例えば、請求書や見積書などの確認を商談前の移動中に行うことができたり、出張先でも常に最新の資料を閲覧、編集、共有することができるようになる。
 
また、店舗を複数構えていたり、全国に支社がある企業は拠点間のファイルを一元管理することができる。店舗間の共有事項や共通のキャンペーンチラシを利用する際には、FAXやメールを利用する必要はなく、管理者はサーバーにチラシを1度アップするだけ、店舗側はダウンロードしコピーするだけになり、このようなやりとりも簡素化されるのである。
 

デバイスを選ばない

現在、提供されているファイル共有サービス(アプリケーション)のほとんどがPC、タブレット、スマートフォンを問わず利用することができる。
そのため、商談の際に膨大な資料を持ち運んだり、ノートPCをわざわざ携えて行く必要がなくなる。商談に活用する資料はタブレットやスマートフォンからファイルデータベースにアクセスし、その場で顧客に見せることができるようになる。

ファイルが整理されている

あなたは、資料や見積書の改編が繰り返し、どのファイルが最新のものなのか整理できてないといった経験はないだろうか。また、営業マンはマーケターや管理者から大量の資料が送られてくることで、大事な資料を見落としてしまったという経験もあるだろう。
従来のファイル共有では、ファイルは常に蓄積されていく一方で整理が困難であるといった課題がある。
それを解決するのが、クラウドサービスでのファイル共有である。クラウド上でファイル共有を行うことで、ファイルは上書きされる、もしくは同じタイトル(カテゴリー)の資料ごとに時系列ごとに整理されるのである。(ファイル共有サービスによって整理のされ方は異なる)
そのため、今まで煩雑になりがちなファイルの整理が自動化され、取引先に古い資料を送ってしまうことや、過去の資料を探し出す時間をかける手間がなくなるのである。

バックアップの必要がない

自社サーバーや自身のPCにファイルを蓄積している場合、定期的にバックアップをとる必要がある。しかし、自社サーバにバックアップをとっていても、災害が起こった際など、サーバー自体が破損してしまっては意味がない。
そのため、ファイルのバックアップ先にも注意が必要である。
対してクラウド上のファイル共有ではバックアップ先に困ることはない。多くのファイル共有サービスはベンダーが自動的にバックアップを取るようになっている場合がほとんどである(システムによって異なる)。サーバーに障害があった際も、ファイルが消失するといった心配がないのである。
 

サーバーの管理が必要ない

先ほど述べたように、クラウド上でのファイル共有は「バックアップの必要がない」のと同じく、サーバーの管理も必要なくなる。
サーバーの管理もベンダーが行っているため、アップデートやセキュリティーの強化などの管理は行う必要はない。
自社でサーバー管理を行っているのであれば、管理にかかる工数や人件費が必要となってしまう。
 
 
上記が主なクラウド上でファイル共有を行うメリットである。
とは言え、デメリットもいくつか考えられる。
 

クラウドサービスでのファイル共有のデメリット

ファイル共有のデメリットとしてありがちなのは下記の2点である。
  • 権限があれば誰でも編集、削除ができる
  • 上書き保存による元ファイルの消失

誰でもファイルの削除ができる

ファイル共有サービスは、クラウド上にファイルをアップロードするため、誰でも編集することができる。これは先ほど述べたように、共同作業をスムーズに行うことができるというメリットにもなるが、誰でも編集することができることで思わぬミスにつながることがある。
 
その中で最も多い例が、誤操作によるファイルの削除である。基本的にベンダーがファイルのバックアップを取っているが、ファイルの復旧依頼から完全に復旧するまでにある程度の時間は必要になる。
ファイル共有サービスは操作も簡単であり、誰でも閲覧、編集できるという強みもあるが、人為的なミスにより思わぬ事態を生んでしまうことがある。
 

上書き保存による元ファイルの消失

ファイルの削除と同じく、ファイル共有サービスにアップロードする際、同一の名前がついたファイルをアップロードしてしまうことで、元のファイルを上書きしてしまう恐れがある。
特にありがちなのが「請求書」や「見積書」などよく企業で利用されるファイル名である。これらをアップロードすることで、関係のない企業の「見積書」ファイルが上書きされてしまい、ファイルが消失してしまうことがあるのである。
もちろん「A社2月請求書」などファイル名を都度変更することで、問題は解消されるが、人為的なミスであるため完全に防ぐことができない課題であると言える。
 

まとめ

クラウドサービスのファイル共有サービスを利用することで、業務は効率化する。
また、デメリットであげたファイルの誤削除、元ファイルの上書きなどの問題点も解消できるサービスもある(ファイル削除の権限を与えない、上書き保存ではなく過去のファイルも保存されたままにできるなど)。
そのため、自社サーバーでファイル管理している企業や、ファイル共有サービスをこれから利用し、業務効率化したい企業はこの記事を参考に自社に合ったサービスを検討してみてはどうだろうか。
 

広告

この記事を書いた人

情シスくん
情シスくん
本サイト「情シス」編集長、マーケティング担当。
マーケティングの視点から、様々なクラウドサービスについて執筆しています。
気になるシステム、サービスがありましたらお気軽にお問い合わせください!
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket

無料Ebook : 情シス式マーケティング
見込客情報を収集し最大限活用することで
売上を倍増させるための全手法

顧客管理システムやマーケティングオートメーションなどのテクノロジーについて調べているがよくわからないと悩んでいませんか?本書は弊社やクライアント様が顧客情報をフル活用して下記の内容を実現します。

・1人あたりの生産性が1.5倍になる方法
・従来の100倍の見込客とコミュニケーションを取り続ける方法
・マーケティングオートメーションの全て

など、セールスパーソンが効果を実感できる具体的な施策内容を全27ページに渡って詳細に説明しているものです。
是非、貴社のマーケティングにもご活用ください。


無料Ebookをダウンロード