社内SNS活用による5つのメリット

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グループウェア製品に搭載されていたり、スマートフォンのアプリケーションなどで社内SNSが人気である。
多くの企業が何かしらの社内SNSを利用し、社内でのコミュニケーションをとっている。
それでは、話題の社内SNSのメリットについて説明しよう。
 

一般的にSNSといえば、FacebookやTwitter、LINEを想像する人が多いだろう。このようなSNSは個人向けやプライベートで家族や友人などとのコミュニケーションツールとして利用されることが多い。
 
対して社内SNSは社内のコミュニケーションを円滑にするために利用される。
従来の社内コミュニケーションはメールや電話などが主であった。
しかし、社内SNSが一般的になったことで、メールや電話よりも効率良くコミュニケーションがとれるようになったのである。
それでは、社内SNSにはどのようなメリットがあるのだろうか。

 

社内SNSのメリット

社内SNSが企業に浸透した理由として下記の5つのメリットが考えられる。
①メールの見落としを防ぐ
②メールと社内SNSの工数の違い
社内共有の効率化
④スマートフォンからのアクセス
⑤情報(ノウハウ)の蓄積・共有
 
それでは順に説明しよう。
 

メールの見落としを防ぐ

メールを利用して社内コミュニケーションをとっている企業は多い。この場合は社内外に関わらず同じメーラーを利用していることで、本当に大切なメールが埋もれてしまうことが問題である。
メールボックスが社内通知のみで覆われ、素早い対応が求められるメールに対しての反応が遅くなってしまう。
 
その問題の解決方法として社内、社外でそれぞれの連絡ツールを分ける必要がある。とはいえメーラーを使い分けるのは面倒であるため、手軽にコミュニケーションをとることができる社内SNSが役立つのである。

メールと社内SNSの工数の違い 

メールでのコミュニケーションはメーラーの立ち上げから、宛先の入力、件名の入力など、簡単な内容を送るには工数がかかり過ぎてしまう。そのため、簡単な内容のやりとりでは非効率である。
 
対して、社内SNSはチャットのような感覚で簡単に内容を書き込むことができ送信者も受信者もやりとりがしやすいのである。社内SNSは手軽で社内にも馴染みやすく、業務の効率化が可能である。

社内共有の効率化

個人間だけのやりとりではなく、組織全体への周知などにも社内SNSは効果を発揮する。
社内通知をメールで送っていた場合ではCCやBCCなど多くの社員のアドレスを並べて送っていた。
社内SNSはグループチャットを作成し、そのグループに内容を書き込むだけで社員に周知され手軽である。
また、メールとは異なり既読人数がわかったり、閲覧している人もわかるため抜けのない周知ができる。
さらに、グループ内チャットだからこそ社員からの意見もリアルタイムで共有することができ、チャット会議を行うこともできる。

スマートフォンからのアクセス

社内SNSはスマートフォンからでもアクセスすることができる。そのため時間や場所を選ばずに書き込み閲覧ができるようになる。
そのため、事務と外回り営業マンがスムーズににコンタクトをとることができるなど部署を問わないコミュニケーションも可能となる。

情報(ノウハウ)の蓄積・共有

社内SNSには社内のコミュニケーション円滑にとることができる他に、ファイルや事例などの情報を共有するスペースとしての活用ができる。
例えば、過去に案件化にいたったプレゼン資料をアップすることで、営業マン全員が同じ資料を利用して商談に臨むことができたり、成功事例のノウハウも蓄積していくことができる。
 
上記が社内SNSのメリットである。業務効率化において何かしらの社内SNSは利用すべきである。
次に、おすすめの社内SNSを紹介する。
 
 

人気の社内SNS

Chatter(チャター)

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Chatterはセールスフォース・ドットコムが提供する社内SNSである。
有料版と無料版があるが、社内SNSとしての利用であれば無料版で十分である。
製品名の通りチャットをメインに行うことができる、さらにアンケート機能が搭載されており、社員に向けてアンケートをとることができ、会議の日程調整や組織内で決議をとる際に活用することができる。
ファイルや画像、動画の投稿も可能であるため、あらゆる情報を社内共有することができる。

Chatwork(チャットワーク)

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Chatworkは多くの企業で利用されている社内SNSである。
基本的に無料プランで利用している場合が多い。 Chatworkはチャット機能を基本としているが、ファイルの共有も可能である。またビジネスマンには嬉しいタスク管理機能も搭載されている。自身のタスク管理はもちろんのこと、他のビジネスマンに対してのタスクも作成することができる。
この他にもビデオ通話や音声通話など、場所が離れていてもリアルタイムでコミュニケーションをとることができる機能も搭載されている。

Slack(スラック)

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Slackはアメリカ発の社内SNSである。日本でも人気で使いやすさが売りである。
主な機能はチャット機能、画像共有、リマインダー機能などである。
特筆すべき機能はピン機能とインテグレーション機能である。
ピン機能ではチャットの弱点でもある「重要な内容がすぐに流れてしまう」といった問題を解決する。具体的には特定の投稿を”ピン”することで、重要な内容をチャットの脇に保存した状態にすることができる。大人数のグループチャットで活用したい機能である。
 
次にインテグレーション機能であるが、簡単に言うと他サービスとの連携機能である。
例えば、SlackをGoogle Calendarと連携することで、Google Calendarに記載した情報をSlack上で通知することができるようになる。この他にもRedmineとの連携を行うことができるため、現在利用しているサービスがあればSlackにまとめることが可能である(Slack連携サービス)。
 
 

まとめ

社内SNSを利用することで、社内のコミュニケーションが円滑になり業務を効率化することができる。
まだ、社内SNSを導入していないのであれば、おすすめの社内SNSを参考にしてほしい。
 
 
 
 

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この記事を書いた人

情シスくん
情シスくん
本サイト「情シス」編集長、マーケティング担当。
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