日報を効率的に行う4つの方法

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管理者が営業マンを管理する方法の1つに日報がある。

その日の営業マンの業務内容や売上、共有事項など日報で管理や分析することができる内容は様々である。

また、営業マンは日報を通して一日の行動を振り返ることができたり、次の日のスケジュールも立てやすくなる。

しかし、日報は一歩間違えると管理者と営業マンにとって業務の圧迫となってしまう。

そこで今回は、効率的に成果のでる日報について説明しよう。

成果の出る日報とは

営業マンに日報の提出を求める企業は多く存在する。日報をうまく活用することで、利益アップなど業績の向上が可能である。

効果の出ない日報は時間の無駄、コストの無駄につながる。

例えば、日報の作成に1時間かけている企業は一ヶ月で20時間、1年で240時間を日報の作成に費やしていることになる。営業マンが20人いるだけで企業全体として年間4,800時間も無駄にしている。

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この日報作成時間を削減することで1件でも多くのクライアントを訪ねることができ、さらなる業績向上が可能である。

また、管理者にとって日報とは営業マンに商談のアドバイスを行ったり、売上の管理、分析を行うといった役割がある。しかし、提出された日報は営業マンごとで情報にバラつきがでたり、就業時間の間際に提出され、管理や分析が困難であることが多い。この結果、管理者の業務は圧迫され効率が悪くなる。

そのため、管理者にとって日報は管理と分析がしやすいものが良い。

 

つまり、日報は「効率よく作成」でき「売上管理など分析を効率的に行う」ことが求められる。

それでは具体的に、どのような日報が効率的であるか説明しよう。

 

効率の良い日報

効率の良い日報とはどのようなものだろうか。

日報は営業マンと管理者で効率化の方法が異なる。そのため営業マン向けの日報と管理者向けの日報に分けて説明しよう。

 

日報を効率よく作成する(営業マン向け)

  • 場所と時間の制約を無くす
  • 必要な項目だけを記入する

 

売上管理など分析を効率的に行う(管理者向け)

  • 日報フォーマットを統一する
  • 分析ツールを活用する

 

それでは順に説明しよう。

 

日報を効率よく作成する(営業マン向け)

①場所と時間の制約を無くす

あなたの企業は日報を作成する際に「帰社してから業務時間外に日報を作成する」といった無駄なルールを設けてはいなだろうか。

日報は場所や時間の制約があることで、無駄な時間を作ってしまっている。

日報を効率よく作成するためには場所と時間の制約を無くすのが望ましい。

どこでからでも日報を提出するようにするためには、日報を紙ベースやメールではなくクラウドサービスを利用することが良いだろう。

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クラウドサービスであれば場所や時間の制約もなく、移動中でも日報を入力することができる。また、商談後に日報を入力することができるため、詳細な商談内容を残したり、顧客の温度感など漏れなく情報を残すことができる。

 

②必要な項目だけを記入する

日報に不必要な項目を作ることで日報業務の効率が悪くなる。

例えば、「1日の感想」などは営業マンの自己成長を目的とした日報でない限り必要はないと考えられる。

日報はできるだけ簡素化し、分析すべきデータの元となる情報だけを項目にしよう。

 

売上管理など分析を効率的に行う(管理者向け)

③日報フォーマットを統一する

営業マンごとに異なる項目で日報を提出されると、管理者にとっては非効率でしかない。特に売上の集計や分析を行う際には、提出された情報を整理するだけでも多くの時間を要する。

そのため、あらかじめ営業マンには統一した日報フォーマットで提出してもらうことが望ましい。

フォーマットは管理者が欲しい情報のみに絞り、営業マンに負荷を与えない日報を作成しよう。

 

④分析ツールを活用する

営業マンの数だけ日報が提出される。そのため人数が多いほど管理者の分析にかかる時間は多くなっていく。そこで分析ツールを活用することで分析業務を効率的に進めることができる。

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分析システムも進化しており、管理者が知りたい指標をリアルタイムで見ることができるため、営業マンへのアドバイスや指示などを素早く出すことができる。

また、システムが自動的に集計を行うため、人力とは異なりミスなく常に正しい分析結果がでるのも利点である。

 

上記が営業マンと管理者にとって効率的な日報である。日報のフォーマットは営業マンと管理者の両方の立場からフォーマットを作成すべきである。

また、フォーマットは「bisocean」から書式をダウンロードできるため、自社の業務に合ったものを利用してもよいだろう。

さらに、日報を効率良く意味のあるものにするために「情シス」ではSFAシステムを推奨している。

 

SFAによる日報管理

SFAは営業マンを支援するシステムである。SFAを利用することで商談内容を管理することができたり、営業マンのスケジュール管理などの機能が搭載されている。

その機能の中に日報管理が含まれる。SFAでの日報作成は時間、場所を選ばずに提出でき内容は顧客情報に紐付いて蓄積されていく。

また、分析機能も搭載されているため、管理者が欲しい情報を自動的に表示することができる。

つまり、SFAを利用することで効率的に日報業務を行うことができるのである。

SFAについては「SFA システムとは 導入のメリット・機能まとめ」を参照してほしい。

 

まとめ

日報は毎日の業務であるため、年間を通して相応な時間を費やしていることになる。それだけの時間をかけるのであれば、日報を効率的かつ効果のあるものにすべきである。

ぜひこの記事を参考にあなたの企業の日報を見直して欲しい。

 

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この記事を書いた人

情シスくん
情シスくん
本サイト「情シス」編集長、マーケティング担当。
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