SFA システムとは 導入のメリット・機能まとめ

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SFA(Sales Force Automation)システム(以下SFA)は日本語に訳すと「営業支援システム」となり、営業マンの営業活動を効率化することを目的としているシステムである。

従来、営業マンの経験やセンスによって案件獲得数や受注確度に差がつくことが多かった。

新人社員や経験の浅い営業マンとベテラン営業マンでは営業スキルに差がでてしまうのである。

経歴や営業に携わった年数の違いで差がでるのは当たり前のことと思われるかもしれない。

しかし、SFAは商談の進捗状況や営業マンの行動を管理し、アドバイスやフォローを行うことにより、誰もが営業活動を効率的に行うことができる環境を作り出すことができる。

SFAとCRMシステムの違い

SFAとCRMシステム(以下CRM)はよく混同されがちであるが、それぞれの目的は異なる。CRMは顧客を管理し売上を最大化することを目的とするシステムであるのに対し、SFAは営業活動を効率的に行うことを目的としたシステムである。

SFA2

SFAのほとんどの機能は顧客情報と紐付けされ一元管理される。そのため、SFAはCRMの一部の機能とされ、最近のシステムはSFAとCRMを一括して提供していることが多くなっている。

 

SFAとCRMは用途が異なるため、自社に導入する際は注意が必要である。

自社の目的が、営業マンの営業活動を効率化することなのか、顧客のあらゆる情報を管理し効率の良いアプローチを行うのか、このどちらかによって導入すべきシステムが異なる。

SFAはToDoなどのタスク管理機能や見積もり書作成、日報機能など主に営業活動を効率化するシステムである。また、CRMはメール配信機能やWebフォーム作成、キャンペーン管理などマーケターや経営者が利用することが多い。そのためシステム導入前に自社の課題を洗い出し、ニーズに合った製品を導入しよう。

それでは次にSFAの導入メリットについて説明しよう。

 

SFAの導入メリット

SFAを導入した際の主なメリットは商談の質の向上と、日報業務を簡素化できるところである。

 

営業マンを管理し質の高い商談を行う

SFAを利用することで営業マンを管理し、質の高い商談につなげることができる。商談を営業マン任せにしてしまうと、受注確度に個人差が出るのは明らかである。SFAを利用することで新人、ベテランに関わらず組織全体でアプローチすることができる。商談内容を蓄積することで営業マンが、商談のどこでつまずいているか上長は把握することができ、アドバイスなど適切なフォローを行うことができる。

また、営業マンの訪問漏れなども管理することができる。顧客との商談情報や最終訪問日などは顧客情報と紐付いているため、一目で訪問漏れを把握し営業マンに顧客への訪問を促すことができる。

 

日々の業務を簡素化

営業マンの営業時間を圧迫している1つの要因として日報があげられるだろう。日報を書くためにオフィスに戻らなければならなかったり、紙での提出を求められたりと報告業務に多くの時間を割いている。

SFAを導入することで報告業務が簡素化される。多くのSFAはクラウドサービスを利用しているため外出先からでもスマートフォンやタブレットなどで日報を提出することができ、時間の削減につながる。

 

このようにSFAは営業マンや営業部門の営業手法を改善するきっかけとなる。

次に一般的にどのような機能がSFAに搭載されているか説明しよう。

 

SFAの機能

SFAの主な機能は下記のとおりである。

  • ToDo管理
  • カレンダー
  • 案件進捗管理
  • 見積もり書作成
  • 商材管理
  • 日報管理
  • レポート機能

 

ToDo管理

ToDo管理ではシステム上で自分のタスクを管理することができる。また他人へタスクの依頼だすこともできる。ほとんどの製品で通知機能があるためタスク漏れを防いだり、期限の迫ったタスクを見逃さないようになっている。システムでのToDo管理では手帳などと違い一画面で全ての予定を把握することができる。

 

カレンダー

カレンダー機能では主にスケジューラーとして利用することが多い。営業マンのToDo管理をカレンダー上で行ったり、カレンダーを全体で共有することで他の営業マンの動きも把握することができる。

 

案件進捗管理

案件進捗管理では各営業マンの日報などをもとに案件が受注に至るまでのフェーズを可視化して管理することができる。今まで営業マン任せだった案件の進捗を組織全体で把握することで、売上見込みを立てやすくしたり、営業マンのフォローを適宜行うことができる。また、受注や失注した案件をもとに次の営業アプローチを考えることもできる。

 

見積もり書作成

見積もり書作成機能で見積もり書の作成を簡単に行うことができる。見積もり書の他にも発注書や請求書など様々な書類を作成することができるシステムもある。

見積もり書や発注書は顧客に紐付けて管理することができるため、過去に作成した書類を随時閲覧することができたり、探しだすのも容易になる。

 

商材管理

商材管理では取り扱っている商品の値段や内容などの詳細を確認することができる機能である。また、商品の在庫数がリアルタムで把握することができる機能が搭載されてる製品もある。

 

日報管理

日報管理は営業マンの日々の日報報告を簡素化する機能である。あらかじめ決められた項目に応じて入力するだけで日報が完成する。日報内容は売上見込や顧客情報に反映され、上長も多数送られてくる日報の管理も容易になる。

また、システムがクラウドサービスで提供されていれば、外出先からでもスマートフォンで日報を作成することができ時間の削減につながる。

 

レポート機能

レポート機能では会議などで利用する資料などを製作する際、簡単にデータの集計を行うことができる。売上推移のグラフ化や取り扱い商品の売れ行きなどレポートすることができる内容は製品によって様々である。

 

上記の機能はSFAの一部の機能である。そのため製品によって搭載されている機能は異なる。また、紐付けすることができる顧客情報も製品ごとに異なるため注意が必要である。

 

SFAシステム紹介

SFA機能が搭載されている顧客管理システムの一部を紹介しよう。

セールスクラウド

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世界で人気のセールスクラウドは多機能なSFA/CRMシステムである。営業支援機能とマーケティング支援機能が搭載されているため、あらゆるビジネスをセールスフォースで管理・分析することができる。主な機能は商談・顧客管理や営業活動履歴、売上分析などである。

 

Synchro

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Synchroは株式会社Scene Liveが提供するクラウド型のビジネスプラットフォームである。営業支援機能の他にもWebページの作成も行うことができる。さらにシステム上で架電することができるため、様々な営業活動をサポートすることができる。営業活動を様々なアプローチで行うことができるシステムである。

Synchroの公式ページ

 

eセールスマネージャー

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eセールスマネージャーはソフトブレーン株式会社が提供するSFA/CRMシステムである。主に営業現場の効率化を意識した製品である。主な機能は案件や見積もりの管理、営業活動の進捗管理などである。

 

Ecrea

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Ecreaは基本機能となる顧客管理機能に営業支援機能をオプションとして選択することができるシステムである。自社で必要とする機能を選択することができるため、使いやすくコストの削減にもつながる。

 

InfAjast

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InfAjastはグループウェアをベースとして営業支援を行うことができる製品である。InfAjast1つでグルームウェアと営業支援、顧客管理を行うことができるため多機能なシステムである。主な機能はスケジュール管理や日報管理、商談管理などである。

 

ナレッジスイート

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ナレッジスイートは営業支援と顧客管理、さらにグループウェアの機能も搭載したシステムである。主な機能は受注や失注、見込み売上管理などの商談管理や商品の登録管理などである。

 

上記の機能はSFAの一般的な機能であり、製品によって搭載されている機能は異なるため注意してほしい。

また製品によっては上記のような機能がCRMの機能として搭載されているものもある。

 

まとめ

SFAは営業マンの営業活動を効率化するシステムである。CRMと混同されやすく、自社で導入すべきシステムにSFAかCRMのどちらが必要なのかを自社の課題をもとに選択すべきである。

また、セールスクラウドとSynchro、eセールスマネージャーの機能や料金などを比較している記事もあるためぜひ参考にしてほしい。

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この記事を書いた人

情シスくん
情シスくん
本サイト「情シス」編集長、マーケティング担当。
マーケティングの視点から、様々なクラウドサービスについて執筆しています。
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