業務効率化のすべて

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業務効率化とは無駄な業務の廃止・削減または最適化を行うことである。

社内での不必要な業務を廃止していくことで労働時間や経費の削減を見込むことができる。

情シスでは業務効率化はあくまで手段であり、目的は労働生産性の向上にあると考えている。

無駄な業務が削減することや、時間の余裕を持つことは素晴らしいことではあるが、本来の目的は業務効率化を手段とした労働生産性の向上にあるのではないだろうか。

兼ねてから日本の労働生産性は他の先進国と比べて低いという結果が出ている。

下図は公共財団法人日本生産性本部がOECD加盟諸国の労働生産性を比較したものである。

業務効率化_表生産性

http://www.jpc-net.jp/annual_trend/images/intl_comparison_graph.gif

残念ながらこの日本の位置付けは数年変わっていない。つまり日本は他の先進国と比べて業務効率が悪いということである。

しかしながら、労働生産性が低いのにも関わらず日本のGDPは先進国の中で3位に位置している。

業務効率_表GDP

http://ecodb.net/ranking/imf_ngdpd.html

なぜ生産性が低い日本がGDPで3位につけているのだろうか。その理由は効率の悪さを補うために長時間働くことで付加価値を生み出しているからである。日本人は諸外国から”働き者”と言われるが、裏を返せば業務効率が悪い分、労働時間で補うしかないのである。

果たしてこのような働き方で良いのであろうか。この問いに対し、きっと多くの人がNOと答えるだろう。なぜなら労働の理想形は少ない労力で最大の利益を生み出すことであると理解しているからである。

では、業務効率化を行うことで企業にどのようなメリットがあるのか説明しよう。

 

業務効率化の最大のメリット「人件費の削減」

企業にとっての業務効率化の1番のメリットは人件費の削減である。

例えば、従業員数30名の企業の1人あたりの人件費が時給換算で2,000円の企業が15分の時間を削減できた場合の人件費を想定すると

2,000円×15/60分×20日×30名=月300,000円となる。これを1年間続けると3,600,000円の節約になる。また、年間で3,600,000円分の労働力を別の労力に当てることも可能である。

その他にも最適化され簡素化された業務はベテラン社員でも新人社員でもこなすことができるようになる。つまり業務を最適化することでベテラン社員を起用しなくてもアルバイトでもその業務を行うことができるようになるのである。ベテラン社員とアルバイトの人件費の差を考えれば年間で大きな節約ができるだろう。

 

このように業務効率化は様々な利益を生むきっかとなる。

ではなぜ日本の生産性は諸外国と比較すると低く、業務効率化が進んでいないのであろうか。私はこの原因を日本の企業がITの活用を十分に行えていないからだと考えている。業務効率を上げ生産性を高めるにはITを活用することが近道である。それではITの活用でどのように業務効率は上がるのであろうか。

 

IT化による業務効率化の方法

業務効率化はそれぞれ方法があり、また個人によってもノウハウは異なる。しかし、ITを活用することで新入社員やベテラン社員を問わず業務を効率化することができる。それは下記の4つである。

  • 一元化
  • 自動化
  • 見える化
  • クラウド化

これらの方法を行うことで業務効率が飛躍的にアップし、労力を抑えて最大限の利益を生み出すことができる。それではこれら4つの方法を具体的に説明しよう。

一元化

業務効率を上げたいのであれば、まずは情報を一元化することが有用である。

顧客情報や商品の在庫数などの情報は煩雑になりがちである。従来このような情報は属人化されてしまい、必要な情報を引き出すには担当者を介さなければならず非効率である。対して情報を一元管理することでデータにアクセスすればどの部署の誰もが情報を閲覧することができる。

また部門間で情報を共有することで業務の工数が格段に少なくことも一元化のメリットである。

一元化_画像2

例えば取引先へ緊急の納品を行う場合、各部門に問い合わせ、日程のすり合わせを行わなければならなかった。しかし情報を一元化することで、商品がいつ製造され、いつ届くかなどの必要情報をすぐに把握することができるようになる。つまり情報の一元化によって各部門で情報が共有され、企業全体の業務を効率化することができる。

自動化

自動化はとてもわかりやすい方法である。日頃自身が行っている業務のほとんどをコンピューターが自動で業務を処理してくれるからである。

自動化_画像

ITを活用することでデータを集めたり集計し結果を出したり、ボタンひとつで資料が作成される。現在の売上集計や資料作成などにかけている時間を想像して欲しい。その時間が全て1クリックにかわるのであれば、これほどの時間削減はないだろう。

特に売上の計上や来客集計など毎日行うような業務を自動化することは非常に有益である。たった5分の業務でも毎日行えば相当な時間となるからである。

また自動化にはミスをなくすというメリットもある。例えば営業マンが月間の合計売上報告を上長に行い、上長は各営業マンの売上をまとめて経理部に報告、経理部はそこから経費などを差し引いた純利益を社長に報告する流れを組んでいたとしよう。

ここで営業マンの計算ミスがあった場合、営業マンは合計売上を修正し上長は売上の再計算し、経理部も改めて報告書を作成しなければならなくなる。結果、この1つの入力ミスが企業全体の時間を奪ってしまう。それぞれの修正にかかる時間はそれほど多くはなくとも企業全体となるとかなりの時間となる。

対してコンピューターは一度プログラムを行えば計算ミスはしない。また人による入力ミスがあったとしても、自動で再計算されるため上記の例ほどの時間はかからないだろう。

このように業務の自動化は大きな業務効率化になる。今後ITやAIが進化していくに連れて人間の仕事はより簡素化されていくだろう。極端かもしれないが最終的にはほとんどの業務はAIが行い人間は意思決定のみになることが究極の業務効率化なのではないだろうか。

見える化

社員の業務を見える化することで組織の業務効率を上げることができる。

業務効率が下がる理由の一つとして社員の業務過多があげられる。

見える化_画像

例えば、特定の社員に過度な負担をかけてしまうと、業務パフォーマンスが下がってしまうのは言うまでもない。

その結果、上図のように納期の遅延が起こってしまったり、仕事のクオリティーが下がってしまい、業務が非効率になってしまう。対して業務の見える化を行うと社員一人一人に均等な仕事量を割り振ることができる。

また業務を見える化することで無駄な業務を見つけることができるというメリットもある。無駄な業務の削減は従業員個人の時間削減につながるのはもちろん部門単位や企業全体での業務効率化につなげることができる。

企業全体で無駄な業務を見つけることで、適切な人員配置や部門間での業務連携が最適化されているかなど、企業全体での効率を考えた業務改善を行うことができる。

クラウド化

クラウドサービスを利用することで時間の効率化に繋がる。クラウドサービスとはインターネット環境があれば自宅や外出先からでもデータを閲覧することができるサービスである。それではなぜクラウド化することが業務効率化に繋がるのであろうか。その理由はクラウド化することで時間の制限がなくなるからである。

クラウド化_画像

例えば営業先で商品の在庫を知りたいとき、クラウド化されていればデータにアクセスするだけで簡単に在庫数がわかる。またリアルタイムで在庫数が把握できるため、急な在庫不足などのトラブルに遭うことはないだろう。

対して外出先からデータにアクセスできないのであれば、担当部署に在庫数の確認を電話で行ったり、製造元に連絡をとる必要がある。さらに必ずしも電話連絡でスムーズに在庫数を把握することができるとは限らない。電話の折り返しを待つ時間や在庫数を調べる時間も要することもあるだろう。また担当部署は在庫数を調べる時間や折り返し電話をする時間も必要になる。

この両者の無駄な時間はクラウド化することで解消される。このように個人の間での業務時間だけでなく、組織単位で考えるとクラウド化することで削減できる時間はとても多い。

 

上記は社内でITを活用した業務効率化の一部の方法である。もちろんこの他にもITを活用し業務効率化を図る方法はたくさんあるが、この4つの方法を取り入れることで業務は大幅に効率化されるであろう。

 

まとめ

業務を効率化し、企業の生産性を上げるのは社内のIT化を図ることが1番望ましい方法であると私は考えている。IT化に関してはExcelを活用することや自社でシステムを構築する、顧客管理システムを利用するなど方法は様々である。情シスでは業務効率化について様々な方法を提供している。ぜひ参考にしてほしい。

 

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この記事を書いた人

情シスくん
情シスくん
本サイト「情シス」編集長、マーケティング担当。
マーケティングの視点から、様々なクラウドサービスについて執筆しています。
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